Mail Merge trong Word (Trộn thư) là tính năng hữu ích vào Microsoft Word, công dụng này giúp các bạn giảm thiểu thời hạn khi có tác dụng thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… nhưng lại có một vài bạn lại chưa biết cách thực hiện công thay cực có lợi này. Hiểu rằng điều đó, holywar.vn sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng Mail Merge vào Word cụ thể nhất trong nội dung bài viết dưới đây.

Bạn đang xem: Trộn thư trong word 2016


Mail Merge là gì?

Trước khi tìm hiểu về Mail Merge vào Word thì họ hãy cùng nhau tò mò xem Mail Merge là gì? Mail merge (hay còn gọi là chức năng trộn thư) là một tính năng soạn thư hàng loạt trong Word.

Ví dụ:

Vấn đề: Bạn muốn viết thư mời cho những người vào công ty đến 1 buổi họp, bạn đã có sẵn tài liệu về khách hàng mời cũng như mẫu thư mời, nhưng bạn lại phải điền từng tên của khách hàng mời vào cụ thể từng lá thư. Việc này sẽ rất tốn thời gian phải không nào.

Giải pháp: Vậy để viết được nhanh hơn thì bạn chỉ việc sử dụng Mail merge để tự động điền tất cả thư trong 1 nốt nhạc.

Mục đích và công dụng khi áp dụng Mail Merge là gì?

Vậy mục đích và ích lợi khi sử dụng Mail Merge vào Word là gì?

Nhanh, gọn, dễ dàng chỉ cùng với 6 bước.Số lượng tài liệu nhiều vẫn áp dụng được.Tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức.

Mail Merger vào Word bằng phương pháp tạo mới list chèn

Cách thực hiện Mail Merge trong Word đầu tiên đó đó là tạo bắt đầu từ list chèn.

Bước 1: trên thanh công cụ chúng ta vào tab Mailings. Sau đó chọn Start Mail Merge >> Step by Step Mail Merge Wizard.

*

Bước 2: Cửa sổ Mail Merge hiện ra.

Step 1 of 6: Bạn chọn Letter >> Next: Starting document.Step 2 of 6: Bạn chọn Use the current document >> Next: Select Recipients.Step 3 of 6: Bạn chọn Type a new list >> Next: Write your letter.

*

Bước 3: Xuất hiện cửa sổ New Address list >> Chọn Customize Columns.

*

Bước 4: Tại hộp thoại Customize Address List, bạn có thể tùy chỉnh một số dữ liệu như sau:

Add: Thêm trường.Delete: Xóa những trường có sẵn.Rename: Đổi tên trường có sẵn.Khi hoàn tất bạn chọn OK.

*

Bước 5: Bạn điền thông tin cơ bản của các trường. Dưới đây là ví dụ minh họa:

New Entry: Thêm chiếc mới.Delete Entry: Xóa dòng.Find: Tìm kiếm.Sau đó chọn OK.

*

Bước 6: Cửa sổ Save Address List hiện ra >> Đặt tên cho tệp tin này cùng chọn Save.

*

Bước 7: Sau đó, tại khung Mail Merge Recipients. Bạn có thể sửa đổi qua các chức năng:

Sort: Sắp xếp lại tài liệu khách mời theo trường làm sao đó, tùy vào những trường hợp.Filter: Lọc ra rất nhiều danh sách quan trọng trong list dài.Find duplicates: Tìm những tài liệu giống nhau để xóa đi.Validate address: Xác nhấn địa chỉ.Bạn chọn OK.

*

Bước 8: Trở lại cửa sổ Mail Merge.

*

Bước 9: Bảng Insert Merge Field lộ diện >> lựa chọn Database Fields. Lựa chọn vào trường đã xây đắp >> Chọn Insert tại những vị trí >> Chọn Next: Preview your letters.

*

Bước 10: Với ví dụ bên dưới. Sau khi đã chèn xong các trường >> Chọn Next: Complete the merge.

*

*

Mail Merge trong Word bằng phương pháp sử dụng file Excel

Sử dụng file Excel để tạo Mail Merge trong Word. Công việc thực hiện tại như sau:

Bước 1: Bạn thực hiện tương trường đoản cú Bước 1 – bước 2 của chỉ dẫn “Mail Merge vào Word bằng phương pháp tạo mới danh sách chèn“. Mặc dù tại Step 3 of 6, bạn chọn Use an existing list >> lựa chọn Browse. Chọn vào file Excel có dữ liệu bạn cần >> Chọn Open.

*

Bước 2: Trong file Excel sẽ có không ít sheet, bạn chọn đúng sheet cất dữ liệu >> Chọn OK.

*

Lưu ý: Khi tiến hành trộn thư với tệp tin Excel, danh sách trong file buộc phải được tạo từ cái đầu tiên, trên và mặt dưới không được có các ô trống. Nếu không các bạn sẽ tạo ra những biểu chủng loại trống.

Để không xẩy ra trường phù hợp như vậy, lúc các trường trống xuất hiện trong cửa ngõ sổ Mail Merge Recipient, bạn bỏ chọn chúng đi.

*

Bước 3: Bạn triển khai lại Bước 7 – cách 11 theo hướng dẫn “Mail Merge vào Word bằng cách tạo mới danh sách chèn“.

Cách áp dụng Mail Merge trong Word

Cách trộn thư vào Word 2016

Để có thể sử dụng Mail Mergẻ vào Word các bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, phiên bản hãy mở một tài liệu Word hiện tất cả hoặc sản xuất một tư liệu mới.

Bước 2: Tiếp theo, từ tab Mailings (Thư), các bạn hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge (Bắt đầu trộn thư) cùng chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard (trộn thư từng bước) từ menu thả xuống.

Bước 3: Lúc này, hộp Mail Merge vẫn xuất hiện, bạn hãy chọn loại tài liệu bạn có nhu cầu tạo từ ngăn tác vụ Mail Merge ở phía mặt phải cửa sổ Word. Trong lấy ví dụ này, mình vẫn chọn Letters. Tiếp nối nhấp vào Next: Starting document (Tiếp theo: Khởi cồn tài liệu) để đưa sang cách 4.

*

Bước 4: Bạn chọn tiếp Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện tại), tiếp nối nhấp vào Next: Select recipients (Tiếp theo: Chọn bạn nhận) để gửi sang cách tiếp theo.

Bây giờ bạn sẽ cần một danh sách showroom để Word tất cả thể tự động hóa đặt từng showroom vào tài liệu. Danh sách rất có thể nằm vào một tệp hiện tại có, ví dụ như sổ làm việc Excel hoặc chúng ta có thể nhập danh sách showroom mới từ vào Mail Merge Wizard (Trình giải đáp trộn thư).

*

Bước 5: Chọn Use an existing list (Sử dụng danh sách hiện có), kế tiếp bấm Browse (Duyệt) để lựa chọn tệp.

*

Bước 6: Xác định vị trí tệp của bạn, kế tiếp nhấp vào Open (Mở).

Xem thêm: 6 Bài Tập Yoga Giúp Tăng Chiều Cao Cho Mọi Lứa Tuổi, Tập Yoga Có Phát Triển Chiều Cao Không

*

Bước 7: Nếu danh sách add nằm vào sổ thao tác Excel, các bạn hãy chọn worksheet, tiếp nối bấm OK .

*

Bước 8: Tiếp đến, trong hộp thoại Merge Recipients (Hộp thư thoại), bạn cũng có thể kiểm tra hoặc quăng quật chọn mỗi hộp để kiểm soát những fan nhận được bao hàm trong hòa hợp nhất. Theo khoác định, tất toàn bộ cơ thể nhận đề nghị được chọn. Khi chúng ta đã trả tất, nhấp OK .

*

Bước 9: Tiến hành bấm lựa chọn vào Next: Write your letter (Tiếp theo: Viết thư của bạn). Bây giờ bạn đã sẵn sàng chuẩn bị để viết thư của bạn. Lúc được in, mỗi bạn dạng sao của bức thư về cơ bạn dạng sẽ tương đương nhau; chỉ dữ liệu người dìm (chẳng hạn như tên cùng địa chỉ ) đang khác nhau. Bạn sẽ cần thêm trình giữ chỗ cho tài liệu người nhấn để Mail Merge biết chính xác nơi đề xuất thêm dữ liệu.

​Lưu ý: Nếu bạn không tồn tại danh sách địa chỉ cửa hàng hiện có, chúng ta cũng có thể nhấp vào nút Type a new list (Nhập list mới) cùng nhấp vào Create (Tạo), tiếp đến nhập danh sách địa chỉ cửa hàng của bạn theo cách thủ công.

*

Bước 10: Tiếp theo bạn cần chèn dữ liệu người nhận bằng cách đặt điểm chèn vào tư liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.

*

Bước 11: Tiến hành chọn một trong các tùy lựa chọn giữ vị trí (placeholder). Trong ví dụ này, mình đang chọn Address block (chặn địa chỉ).

*

Bước 12: Tùy ở trong vào lựa chọn của bạn, một hộp thoại có thể xuất hiện tại với những tùy chọn tùy chỉnh cấu hình khác nhau. Chọn các tùy chọn ý muốn muốn, tiếp đến bấm OK.

*

Bước 13: Một trình giữ vị trí sẽ xuất hiện thêm trong tài liệu của doanh nghiệp (ví dụ: «AddressBlock»).

*

Bước 14: Thêm bất kỳ giữ ở đâu bạn muốn. Vào ví dụ, mình sẽ thêm một trình giữ vị trí ở dòng Greeting line (Lời chào) ngay bên trên phần thân của bức thư.

*

Bước 15: Sau khi chúng ta đã trả tất, nhấp Next: Preview your letters (Tiếp theo: xem trước thư của bạn) như hình mặt dưới.

*

Lưu ý: Đối với một vài bức thư, bạn chỉ việc thêm một Address block (Địa chỉ khóa) và Greeting line (dòng Lời chào). Nhưng chúng ta cũng có thể thêm những trình giữ nơi hơn (như thương hiệu hoặc địa chỉ cửa hàng của tín đồ nhận) trong phần thân của bức thư để cá nhân hóa nó hơn nữa.

Bước 16: Xem trước bức thư để bảo vệ thông tin từ danh sách người thừa nhận xuất hiện đúng đắn trong bức thư. Chúng ta có thể sử dụng mũi tên cuộn trái và phải đặt xem từng phiên bản của tài liệu.

*

Bước 17: Nếu bạn thấy số đông thứ có vẻ như chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge (Tiếp theo: dứt hợp nhất).

*

Bước 18: Sau lúc đã xong xuôi hợp nhất, bạn triển khai in thư bằng cách bấm Print (In).

*

Bước 19: Một vỏ hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Dịp này, bạn hãy ra quyết định xem bạn có nhu cầu in All (Tất cả) những thư tài liệu lúc này hay chỉ một nhóm được chọn, kế tiếp bấm OK . Trong ví dụ của mình, mình đang in tất cả các bức thư.

*

Bước 20: Hộp thoại Print sẽ xuất hiện. Các bạn hãy điều chỉnh thiết lập in nếu cần, rồi nhấn OK. Những bức thư sẽ tiến hành in.

*

Cách trộn thư trong Word 2010

Tiếp mang lại là cách sử dụng Mail Merge trogn Word 2010, chúng ta làm theo công việc dưới phía trên nhé.

Bước 1: Mở file word văn bản gốc bạn đã sẵn sàng từ trước.

Bước 2: Bạn vào “Mailings”, lựa chọn “Start Mail Merge” chọn “Step Mail Merge Wizard” và chọn “Letter”. Tiếp nối nhấn Next.

*

Bước 3: Giao diện tiếp sau hiện lên, bạn chọn “Use Curent Document” và chọn Next: Select recipients.

*

Bước 4: Bạn chọn “Use an existing list” và lựa chọn tiếp “Browse”. Tại đây chúng ta chọn cùng mở tệp tin danh sách dữ liệu cần bổ sung cập nhật các địa chỉ thiếu dữ liệu gốc.

*

Bước 5: Chọn Ok để hiển thị bảng dữ liệu. Kế tiếp tại hộp thoại “Mail Merge Recipents” bạn cũng có thể bỏ chọn hầu hết nội dung không phải bổ sung. Liên tiếp chọn Ok và nhấn Next.

*

Bước 6: Trong phần “Next: Write Your Letter” lựa chọn “More items”.

*

Bước 7: Lúc này, chỉ ra hộp thoại “Insert Merge Field”. Các bạn chọn phần trường tài liệu ở trong các số đó đúng cùng với nội dụng như sống cạnh bé trỏ con chuột trên sản phẩm công nghệ tính. Tiếp nối nhấn Insert để chèn vào.

Ví dụ:

– Tại chúng ta tên nhân viên cấp dưới bạn chọn trường là bọn họ tên nhân viên.

– trên chức vụ chúng ta chọn trường là chức vụ, … kế tiếp bạn nhận next nhằm tiếp tục.

Trong trường hợp bạn có nhu cầu in luôn các phiếu lương; Thì từ bây giờ bạn nên chọn Print. Còn trường hợp như bạn muốn xem thành phẩm sau khi trộn trong Word; Thì bạn nên chọn “Edit indidual letters”.

*

Ngoài ra, nếu bạn muốn chọn một hoặc toàn thể các phiếu lương gửi cho một số trong những người. Chúng ta nên vào trong hộp thoại “Merge to lớn new Document”. Và tiếp nối là tuân theo bảng khuyên bảo hiển thị trên.

– Chọn All: bạn chọn All nếu muốn xuất toàn bộ.– Chọn Current Record: bạn chọn loại này nếu như muốn xuất địa điểm mà nhiều người đang xem.– Chọn From … to lớn …: bạn chọn from nếu như muốn xuất giới hạn.

Mail Merge cải thiện trong Microsoft Word

Dùng Mail Merge giữ hộ thư 1 loạt trên Microsoft Word

Một trong những tính năng nâng cấp khi thực hiện Mail Merge trong Word đó đó là việc giữ hộ thư hàng loạt. Quá trình thực hiện nay như sau:

Bước 1: biên soạn nội dung thư điện tử trên Microsoft Word

Hãy mở file Word đã chuẩn bị, vào tab Mailings -> chọn Start Mail Merge -> lựa chọn Email Messages -> lựa chọn Select Recipients -> lựa chọn Use an Existing List

*

*

Hãy trỏ đường dẫn đến file excel về tin tức khách hàng

*

Bước 2: Đưa dữ liệu quý khách vào nội dung. Lựa chọn nội dung ước ao thay đổi. Chọn Insert Merge Field -> lựa chọn tiêu đề cột chứa nội dung

Bước 3: Match Fields

Kiểm tra cột email được dùng cho ngôi trường Email – Address vào Microsoft Outlook.

*
Bước 4: xong xuôi và gửi. Chọn Finish & Merge

Edit individual document: để biến hóa nội dung đến những cá nhân đặc biệtSend thư điện tử messages: giữ hộ mail mặt hàng loạtPrint Document: dùng để làm in hàng loạt rồi giữ hộ bưu điện

Thông tin Merge email

To: dùng làm in 1 loạt rồi nhờ cất hộ thư bưu điệnSubject line: title thưMail format: html: gởi mail dạng này thì format màu sắc, vẻ bên ngoài chữ, chèn liên kết hình ảnh thoải mái. plain text: mail không tồn tại định dạngBấm OK để bắt đầu gửi

*

Sử dụng Mail Merge trong Word bao gồm điều kiện

Để có thể sử dụng Mail Merge trong Word tất cả điều kiện các bạn làm theo những tùy lựa chọn dưới đây:

Sử dụng Filter với Mail Merge vào Word 

Bước 1: các bạn thực hiện tại đến cách 5 trong mục “Cách trộn thư vào Word 2010” để mở Mail Merge Recipant lên.

Bước 2: Tiếp đến chúng ta chọn vào mục Filter.

*

Bước 3: tùy chỉnh thiết lập các điều kiện lọc trong hộp thoại Query Option.

*

Mail Merge vào Word có điều kiện – IfThenElse 

Bước 1: Đặt bé trỏ trên vị trí đk IfThenElse

Bước 2: Vào Mailing -> Rules -> If…Then…Else

*

Và trên đấy là những chia sẻ của holywar.vn về Mail Merge vào Word là gì. Ví như có bất kỳ thắc mắc nào các bạn cũng có thể để lại bình luận dưới để được giải đáp. Bên cạnh đó các bạn cũng có thể tham khảo một số bài viết khác bên dưới đây:

Mong rằng giải pháp áp dụng Mail Merge trong Word sinh hoạt trên sẽ có lợi cho bạn. Đừng quên Like, chia sẻ và lép thăm holywar.vn thường xuyên để có thêm nhiều kỹ năng và kiến thức mới mẻ dành riêng cho dân công sở nhé.