Trộn thư (Mail Merge) là mức sử dụng vô cùng tác dụng trong tin học văn phòng. Nó hỗ trợ con người tạo nên thư, thiệp, email, tựa thư con số lớn nhanh chóng bằng phương pháp trộn tài liệu từ Excel thanh lịch Word. Nắm thể, làm cầm cố nào để tạo thư từ động qua phương thức này? Tin học MOS sẽ hướng dẫn bạn ngay dưới đây.

Bạn đang xem: Cách trộn dữ liệu từ excel sang word


Chuẩn bị file trước khi trộn tài liệu từ Excel quý phái Word

Để có thể tiến hành trộn dữ liệu, bạn cần phải có 2 loại tài liệu bao gồm: văn bạn dạng Word cất mã từng phần, bảng tính Excel chứa tương đối đầy đủ thông tin buộc phải thiết.

*

Mẫu file word dạng thư được tạo

Lưu ý rằng những cột vào Excel yêu cầu trùng khớp với các mã phần thiết lập trong Word. Giả dụ tệp Excel bao gồm chứa tài liệu dạng thời gian, quý giá tiền tệ hoặc mã số bưu điện ban đầu hay hoàn thành bằng số 0, hãy chắc hẳn rằng rằng mình đã chọn đúng định dạng số, ngày, đơn vị chức năng để kị sự cồng kềnh cho thư được chế tác cuối cùng.

*

Bảng tính excel chứa đầy đủ thông tin khớp với word

*

Chọn đúng định dạng dữ liệu trước lúc trộn

Trộn tài liệu từ Excel lịch sự Word để chế tác thư từ bỏ động

Có khá nhiều phương pháp để trộn tài liệu từ Excel sang Word. Tuy nhiên, sau thời điểm tổng hợp lại, phương pháp làm nhanh lẹ và đơn giản nhất được tiến hành như sau:

Bước 1: Mở lá thư, email, bì thư đã biên soạn sẵn trong Word. Vào thẻ Mailings,  chọn Start Mail Merge rồi chọn kiểu trộn thư: Mail (thư), email, tem thư, suy bì thư,…

*

Ví dụ của cửa hàng chúng tôi chọn bì thư – Envelopes…

Bước 2: Cũng vào thẻ Mailings, chọn Select Recipients và lựa chọn Use an Existing List…

*

Bước 3: 1 vỏ hộp thoại new hiện ra, chúng ta tìm cùng chọn đường dẫn đến tệp Excel chứa tin tức đã tạo nên và dấn Open

*

Bước 4: Tại vỏ hộp thoại Select Table click lựa chọn Ok

*

Bước 5: Mở Edit Recipients List nhằm mở vỏ hộp thoại đồ vật 3, loại bỏ bớt fan nhận với nhấn Ok, danh sách bạn nhận cùng thông tin đã được xác nhận.

*

Bước 6: Tùy từng nhiều loại văn phiên bản trộn khác nhau sẽ bao gồm thêm phần tin tức khác nhau. Chúng ta cũng có thể tự lựa chọn kiểu địa chỉ cửa hàng hoặc dòng chào hỏi sống Address Block Greeting Line. Nếu không, lựa chọn Insert Merge Field. Chú ý đặt con trỏ con chuột tại đúng vị trí của những thông tin.

Xem thêm: Xem Phim Hoạt Hình Đôrêmon Lâu Đài Dưới Đáy Biển, Nobita Và Lâu Đài Dưới Đáy Biển

*

Bước 7: Click vào Preview Results để xem trước khi hoàn thiện. Khi đang hài lòng, chọn Finish và Merge để in hoặc gởi mail chung.

*

Trường hợp bạn muốn chỉnh sửa thêm thì lựa chọn Edit Individual Documents để biến đổi từng phần lá thư.

Thực hiện hoàn thành 7 cách này, vấn đề tạo thư tự động hóa bằng phương pháp trộn dữ liệu từ Excel quý phái Word đã hoàn thành. Bạn sẽ có được số đông bức thư chuyên nghiệp hóa nhanh chóng cơ mà không tốn các công sức.

Bạn vẫn còn đấy thắc mắc về công dụng này với muốn xem thêm nhiều kĩ năng tin học văn phòng và công sở Word, Excel thú vị. Hãy liên hệ với đội ngũ của Trung tâm để được giải đáp kỹ lưỡng.

Thông tin liên hệ 

Trung trọng điểm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế tài chính và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương