nhiều người đang phải làm thông tin để thân tặng một list lớn nhân sự trong doanh nghiệp và ai đang loay hoay lừng chừng làm rứa nào thay thế cho biện pháp làm bằng tay thủ công rất mất thời gian, hết sức nhàm chán. Bạn muốn có một chiến thuật để thực hiện công việc này một bí quyết nhanh nhất, tối ưu nhất cùng tiết kiệm thời gian nhất. Nhưng còn nếu không đọc nội dung bài viết này, các bạn sẽ vẫn yêu cầu làm bằng phương pháp thủ công bằng tay thôi. Để tiến hành một thông tin hoặc một văn phiên bản có nội dung mang ý nghĩa chất thắt chặt và cố định và được nhờ cất hộ cho các người, thì bạn phải sử dụng tính năng trộn thư hay còn được gọi là trộn văn bạn dạng trong áp dụng microsoft word mà lại bạn hay sử dụng hàng ngày.

Bạn đang xem: Cách chuyển từ excel sang word 2010

nội dung bài viết này sẽ từng bước hướng dẫn bạn phương pháp trộn nội dung văn bạn dạng có tính chất thắt chặt và cố định tới từng nhân sự có tài liệu được tổ chức trong file excel một cách nhanh nhất sẽ giúp đỡ bạn xử lý bài toán ko phải tiến hành một cách bằng tay như được trình diễn ở trên.

Trộn thư (Mail Merge) là nhân tài hữu ích trong Microsoft Word, công dụng này khiến cho bạn giảm thiểu thời hạn khi xử lý những dạng chèn danh sách vào một trong những mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

bài toán điển hình nổi bật được đưa ra ở đấy là tạo các thông báo trả lương chậm tới từng nhân viên trong công ty.

vậy nên để tiến hành trộn văn bản (trộn thư) nhằm mục tiêu mục đích tạo nên thông báo cho toàn bộ nhân viên trong thời gian nhanh nhất, ta sẽ thực hiện làm tuần từ bỏ theo mỗi bước sau:

1. Bước 1: chuẩn bị file danh sách nhân sự và file câu chữ thông báo

do đó để xử lý bài toán này bằng phương pháp trộn thư (trộn văn bản), ta phải tạo một file word chứa kết cấu và câu chữ của thông báo trả lờ đờ lương, file còn lại chứa list của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp mà bạn cần tạo ra và gửi cho họ được lưu trữ dưới dạng file excel (xls hoặc xlsx). Chúng ta cũng có thể theo dõi chủng loại hai tệp tin này theo như hình dưới đây:

*

Hình 1: mẫu file Excel đựng danh sách nhân viên cấp dưới trong công ty

*

Hình 2: chủng loại file Word chứa nội dung thông báo cần gửi mang lại nhân viên

 2. Bước 2: Sử dụng tác dụng Mail Merger của word để bước đầu trộn văn bản

Để thực hiện bước này, chúng ta cần bảo đảm an toàn file excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp đã được đóng, lúc ấy bạn mở tệp tin word chứa nội dung thông báo ra với kích chọn Mailings (1) => Start Mail Merge (2) => Letters (3). Bạn triển khai tuần trường đoản cú theo những ô hình chữ nhật mầu này được mô tả như hình minh họa dưới đây.

*

Hình 3: Bắt đầu trộn văn bản

3. Bước 3: lựa chọn file Excel chứa tài liệu danh sách nhân viên để triển khai cơ sở trộn văn bản

Ở bước này các bạn chọn Select Recipients (4) => User Exittings List…(5). Bạn thực hiện tương từ bỏ theo máy tự như hình minh họa mặt dưới.

*

Hình 4: Chọn file Excel chứa list nhân viên

tiếp theo sau bạn lựa chọn thư mục cất file Excel danh sách nhân viên công ty bạn, trong trường vừa lòng này Uy để ngoài màn hình hiển thị nên sẽ chọn Desktop (6) => Chọn file Excel chứa danh sách nhân viên cấp dưới (7) => lựa chọn Open. Tiến hành như hình dưới.

*

Hình 5: Chọn file Excel đựng danh sách nhân viên cấp dưới (tiếp)

tiếp theo sau một hành lang cửa số mới hiện tại ra, chúng ta chọn sheet đựng danh sách nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp bạn, ở chỗ này file Excel Uy tổ chức sheet 1 chứa danh sách nhân viên, đề nghị ở cửa sổ này Uy chọn Sheet1$ như hình chữ nhật mầu đỏ số 9 sống hình dưới.

Xem thêm: Game Đại Chiến Sao Anime 6, Game Tính Điểm, Top 10 Download Đại Chiến Sao Anime 3 2022

*

Hình 6: lựa chọn File Excel chứa danh sách nhân viên (tiếp)

4. Bước 4: Chọn các dòng yêu cầu lấy dữ liệu để chèn vào tệp tin word nội dung thông báo 

Ở cách này, bạn chọn Edit Recipient List => quăng quật chọn những dòng đầu, chỉ chọn những dòng chứa tài liệu cần gửi vào file Word mà thôi.

Trong hành lang cửa số mới mở ra, các bạn kích lựa chọn vào những ô ứng với sản phẩm tự 11, 12 để hủy chọn bởi vì 2 dòng này chứa tiêu đề của bảng hoặc dữ liệu ngoài bảng mà không hẳn là tài liệu cần lấy để đưa vào thông báo. Dữ liệu lấy bắt đầu từ số đồ vật tự 1, chúng ta xem tựa như như hình mặt dưới.

 

*

Hình 7: Chọn các dòng cần lấy tài liệu để chèn vào file word nội dung thông báo

Bạn chăm chú các thương hiệu cột được hiển thị ứng với những số sản phẩm tự mầu đỏ 13, 14, 15…các cột này tương xứng với các cột vào bảng dữ liệu bên dưới ở hình mẫu vẽ trên – các cột này được gọi là “Trường dữ liệu“, nắm thể: “DANH SÁCH NHÂN VIÊN” là tên gọi cột “Stt”, F2 là tên gọi cột của “Họ và tên”, F3 là tên gọi cột của “Ngày tháng năm sinh”…Bạn ghi nhớ để ở bước tiếp theo bọn họ sẽ chèn tài liệu vào tệp tin word từ tên các trường tài liệu này.

sau thời điểm thực hiện tại xong, các bạn chọn Ok nhằm hoàn thành.

5. Cách 5: Chèn trường dữ liệu từ tệp tin Excel vào câu chữ file word

Ở bước này, bạn đặt con trỏ loài chuột vào vị trí yêu cầu chèn ngôi trường dữ liệu tương xứng vào, trong câu hỏi này Uy triển khai tuần từ bỏ như sau:

+ Đặt con trỏ vào trước từ bỏ “Số: ” (Số thông báo) => Kích lựa chọn Insert Merge Field => chọn DANH_SÁCH_NHÂN_VIÊN (Nó chính là cột số thứ tự trong bảng danh sách nhân viên cấp dưới đã được để ý ở trên).

+ Làm tương tự cho câu hỏi chèn tên nhân viên vào trước trường đoản cú “Kính gửi: Bạn ” => Kích chọn Insert Merge Field => chọn F2 (đây chính là cột Họ cùng tên);

+ Làm tương tự cho việc chèn Lý vì chưng trả chậm rì rì lương vào trước trường đoản cú “Nêu tại sao chậm lương:  ” => Kích chọn Insert Merge Field => chọn F8 (đây chính là cột Ghi chú vào bảng dữ liệu);

Bạn triển khai tương trường đoản cú như hình dưới:

*

Hình 8: Chèn trường tài liệu vào nội dung file word

6. Cách 6: Hiển thị tác dụng và dịch rời giữa các nhân sự để có thông báo tương ứng

Để hiển thị tác dụng trộn thư (trộn văn bản) các bạn đã có tác dụng ở các bước trên, các bạn kích loài chuột vào biểu tượng Preview Result (20), khi đó thông tin sẽ hiển thị thông nội dung thông tin tới nhân sự thứ nhất trong danh sách. Để dịch rời giữa những nhân viên các bạn kích con chuột vào hình tượng có số sản phẩm công nghệ tự 21, 22 như hình dưới.

*

Đến đây bạn hoàn toàn rất có thể in ấn cùng gửi cho nhân viên trong công ty bạn rồi!

các bạn hãy tải file thực hành thực tế về tại đây: File thực hành trộn văn bản – mật khẩu giải nén: holywar.vn

bạn hãy theo dõi thường xuyên các nội dung bài viết trên holywar.vn nhằm tiếp cận nội dung bài viết hướng dẫn bạn cách thức trộn văn bản và gửi tới cho nhân viên cấp dưới qua đường mail mà không cần phải in bạn dạng cứng cùng phát mang lại nhân viên.